Descubra como um software pode te ajudar no gerenciamento de ordens de serviço

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Os softwares de gestão da manutenção mudaram a forma com que empresas e organizações gerenciam o sistema de manutenção. Além de permitir a atuação mais assertiva, essas ferramentas melhoram a organização das empresas de uma forma geral. 

Usando um sistema automatizado, gestores e funcionários têm acesso a todas as operações de manutenção em um piscar de olhos! Com um clique do mouse, os softwares tornam possível obter um panorama das funcionalidades de um equipamento. Esses sistemas usam dados que monitoram os níveis de inventário, geram relatórios, determinam quais recursos são necessários para a manutenção preventiva e rastream ordens de serviço. Essas últimas são muito importantes, uma vez que envolvem todo o processo de manutenção preventiva. 

Vamos entender melhor o papel desse elemento na organização da empresa: 

Ordens de serviço de manutenção

Uma das funções chave de um software é gerenciar ordens de serviço, atividade crucial para os departamentos de manutenção nas empresas. Quando o assunto é a manutenção das instalações, as ordens de serviço incluem tarefas como reparos ou substituições de peças e equipamentos. 

Isso inclui até mesmo a troca de uma lâmpada queimada, por exemplo. Os pedidos de tarefa geralmente seguem um pedido feito pelo gestor de manutenção ou chefe do setor, mas também podem surgir de um perito ou outro funcionário.

Alguns exemplos de ordens de serviço relacionados à inspeção incluem: 

  • Inspeção da propriedade, que inclui reparos no teto, encanamento, sistema elétrico, etc. 
  • Inspeção de segurança e saúde que requer renovação de escadas, sinalização de segurança, instalação de corrimões. 

Ordens de serviço também podem incluir manutenção preventiva em uma peça de um equipamento, exigindo a troca de partes, lubrificação ou calibração de componentes. 

Entenda como o software de gestão da manutenção facilita o gerenciamento de ordens de serviço:

Plataforma user-friendly

Todas as funcionalidades do software de gestão da manutenção são acessíveis para o usuário. Por isso, não é preciso nenhuma habilidade tecnológica ou treinamento avançado para usá-lo. No que tange o gerenciamento de O.S, você pode gerar um template customizado através do sistema. Dessa forma, você só precisa preencher as lacunas por meio dos menus, que contém todas as informações e elementos relevantes. 

Por exemplo, você pode escolher no menu e filtrar por tipos de equipamento específicos, localização, tempo de reparo, tempo estimado de conserto, etc. Todas essas informações podem ser inseridas no sistema rapidamente.

Notificações instantâneas

Ao contrário da manutenção manual, em que ordens de serviço são geradas em arquivos no computador que acabam sendo esquecidos, ou até mesmo no papel, as ordens de serviço no software funcionam em tempo real. Assim que forem criadas, elas podem ser enviadas para o técnico de manutenção. Isso significa que um reparo pode ser feito na mesma hora, evitando atrasos. 

Solicitando a substituição de peças

Ao mesmo tempo que uma ordem de serviço é criada, peças de substituição também podem ser solicitadas, quando necessário. Solicitar peças fica ainda mais fácil com o software de gestão da manutenção, que disponibiliza ainda o reconhecimento dos equipamentos e peças através do QR code. Isso elimina a necessidade busca manual pelos equipamentos. 

Verificando o status de ordens de serviço

Com o gerenciamento das ordens de serviço através de um software, os gestores de manutenção podem acompanhar os reparos enquanto eles estão sendo feitos. Usando o software, eles podem verificar se e quando um trabalho foi iniciado . Eles também são informados quando um serviço está avançando e são alertados dos problemas. 

Um lembrete também é enviado se a ordem de serviço não foi iniciado no cronograma planejado. Todas essas funções mantém o departamento de manutenção funcionando como deveria.

Celular com tela de acompanhamento de trabalhos do software

Relatório de ordem de serviço

Uma vez que uma O.S é finalizada, um relatório do serviço é gerado, enviado por e-mail para os outros para gestores e funcionários envolvidos e armazenado no sistema do software. O relatório inclui a data do reparo, o problema resolvido, o tempo gasto, peças utilizadas e o número de técnicos envolvidos.

Essa informação é valiosa porque pode ser analisada posteriormente para elaborar um cronograma de manutenções preventivas, estabilizar orçamentos e fazer uma estimativa do número de técnicos necessários para cada tipo de serviço. 

Vantagens do software na gestão de ordens de serviço

Com as condições econômicas atuais, tendências do mercado, competição na indústria e mudanças na tecnologia, todo os negócios enfrentam o desafio de operar de forma mais ágil e inteligente. Os softwares oferecem às organizações uma solução de  gerenciamento da manutenção focada em aumentar o ciclo de vida dos equipamentos, melhorar a organização, otimizar o tempo e trabalho realizado, reduzindo custos operacionais e melhorando os ganhos do time. 

O gerenciamento de ordens de serviço é uma funcionalidade extremamente importante dos softwares porque as O.S são a base da manutenção.  Usando um software de gestão da manutenção, gestores podem acompanhar as ordens de serviço e garantir sua efetividade do início ao fim. Manter este controle é fundamental para a boa gestão!

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Sylvia Amorim

Sylvia Amorim

Sylvia Amorim é assistente de conteúdo na Arkmeds, formada em Jornalismo pela PUC Minas Coração Eucarístico e pós-graduanda em Comunicação Digital e Mídias Sociais no Centro Universitário UNA. Atua com produção de conteúdo no blog, nas redes sociais (Facebook, Instagram e LinkedIn) e materiais completos da Arkmeds e do Instituto E-Class, com o objetivo de transmitir informações assertivas e úteis para quem precisa.
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