Recentemente, os softwares de gestão de manutenção transformaram como as empresas fazem negócios e gerenciam suas instalações. Durante as últimas duas décadas, os negócios, grandes ou pequenos, estão exponencialmente migrando das ultrapassadas planilhas para softwares robustos e sofisticados.
Essa mudança veio em função das demandas do mercado, desafios econômicos e avanços na tecnologia que tem motivado empresas de vários setores a encontrar formas de conduzir negócios de forma mais ágil, inteligente e eficiente. Se antes essa conduta era vista como necessária apenas para grandes empresas, agora reconhecemos a gama de opções de software que se encaixam perfeitamente para pequenos negócios também.
De acordo com o US Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy, pequenos negócios são definidos como companhias com o máximo anual de vendas de $35.5 milhões e 1500 empregados. Pensando nisso, é possível perceber como o software aplicado a pequenas empresas pode gerar benefícios, assim como para grandes empresas, quando consideramos a eficiência organizacional, extensão do ciclo de vida dos equipamentos, otimização do tempo e redução dos custos e aumento dos lucros.
Com a capacidade do software de automatizar completamente a programação da manutenção preventiva, ordens de serviço e níveis de inventário, pequenas empresas conseguem operar eficientemente e mantendo o custo-benefício.
Pequenos negócios representam um grupo diverso de empresas em um meio diverso de indústria, corporações e setores comerciais. Por causa disso, enfrentam uma série de desafios ao procurar um software que melhor se encaixe às suas necessidades.
Felizmente, a maior parte do sistemas de gestão da manutenção são conhecidos por sua customização. Isso significa que o software pode satisfazer as necessidades dos negócios, grandes ou pequenos, e de formas diversificadas, com um número variado de recursos, usuários e requerimentos de manutenção.
Sistemas automatizados também tem a habilidade de ajustar às necessidades de organizações conforme elas crescem e evoluem, uma preocupação constante entre negócios em crescimento. Com um software customizável, o sistema se adapta à organização, e não a organização ao sistema.
Confira neste artigo alguns recursos do software de gestão da manutenção que ajudam empresas pequenas a superar desafios:
1. Software com computação baseada em nuvem
As pequenas empresas podem não ter sua própria equipe interna de TI. Portanto, simplicidade e economia de custos são importantes. Muitos sistemas de software fornecem implantação baseada em nuvem, o que significa que o sistema pode ser acessado por meio do servidor do fornecedor para manutenção remota e todas as atualizações. Nenhum suporte de sistema interno ou outro software de segurança é necessário. Em comparação com os sistemas instalados no local, os sistemas baseados em nuvem têm custos iniciais mais baixos. No geral, com a ajuda do software baseado em nuvem, os fornecedores podem resolver todo o trabalho, problemas e custos adicionais de manutenção e atualizações.
2. Acesso de usuário customizado
Negócios pequenos geralmente designam pessoas para desempenhar responsabilidades diferentes e assumir responsabilidades diferentes. Isso também pode envolver autorizações de segurança com níveis diferentes. O software de gestão da manutenção pode resolver esses problemas atribuindo diferentes níveis de permissões de acesso ao sistema aos usuários com base na segurança, descrição da função ou outras considerações. Por exemplo, os gerentes de manutenção podem ter acesso total a todo o sistema, enquanto os técnicos de manutenção podem ter acesso limitado a áreas específicas do software.
3. Mobilidade de sistema
Em pequenas empresas, o pessoal de manutenção geralmente é destacado para vários locais dentro ou fora das instalações. Por exemplo, o técnico de manutenção pode ser atribuído para trabalhar em uma instalação e, em seguida, para realizar tarefas no local. Uma das características mais atraentes do software de manutenção é sua portabilidade por meio de acesso móvel, que permite que os técnicos de manutenção façam pedidos de trabalho, verifiquem os níveis de estoque, encomendem peças ou gerem relatórios, etc.
Não importa onde eles estejam. Ser capaz de acessar o painel do software de qualquer dispositivo com conexão à Internet é muito eficiente porque reduz atrasos desnecessários associados à necessidade de usar computadores de escritório para concluir essas tarefas.
4. Capacidade de capturar imagens
Para empresas de todos os portes, evitar erros ao solicitar peças é uma preocupação comum. Os técnicos de manutenção freqüentemente cometem erros, ou seja, copiam a peça ou o número de série errado. A melhor maneira de resolver esse problema é capturar códigos de barras por meio de imagens. O uso da leitura de código de barras por meio do aplicativo do dispositivo móvel garante que a peça ou o equipamento correto seja solicitado.
Da mesma forma, você também pode capturar uma imagem fotográfica do dispositivo e sua localização. Essas funções integradas do software podem identificar com precisão o equipamento que precisa ser reparado e capturar imagens digitalizadas dos códigos de barras das peças que precisam ser substituídas. Quando ocorrem erros comuns, esses dois recursos reduzem os atrasos geralmente caros.
5. Acesso a planos de arquitetura e documentos
É útil para os proprietários de pequenas empresas ter desenhos arquitetônicos ao familiarizar os novos funcionários com o layout e a estrutura das instalações ou determinar a localização das instalações elétricas ou hidráulicas ao adicionar o equipamento. Esses desenhos também são chamados de plantas – são representações do projeto arquitetônico, como plantas baixas e/ou elevações de edifícios ou estruturas.
Os desenhos arquitetônicos podem ser acessados por meio do painel do sistema em muitos pacotes de software CMMS. Possuir esses dispositivos pode fornecer outra maneira de identificar a localização exata do dispositivo e quaisquer locais elétricos e hidráulicos que possam afetar a operação das instalações.
6. Suporte
O resultado final para pequenas empresas é um suporte confiável e contínuo para garantir que elas obtenham o máximo de seu investimento. Muitos pacotes de software agregam suporte em sua estrutura de preços, enquanto outros fornecedores vendem suporte como um recurso adicional. O suporte pode cobrir todos os serviços, desde a implementação até a pós-manutenção, e seu objetivo é fazer o sistema operar conforme projetado. A fase de implementação é muito importante, nesta fase, todos os principais dados relativos ao inventário, ativos e usuários são inseridos juntamente com a configuração do plano de manutenção preventiva.
Os fornecedores de software podem oferecer aos clientes a opção de auditoria interna ou suporte técnico remoto e por telefone para atingir os objetivos de implementação. Da mesma forma, muitos fornecedores incluem vários recursos de entrada e contínuos em seus pacotes de software de sistema para ajudar os usuários a usar o sistema ao longo do tempo. Esses recursos estão disponíveis como manuais online, vídeos, e-mails, gravações de bate-papos e webinars e suporte por telefone.
Superando dificuldades com o software
Podemos perceber que pequenas empresas, assim como grandes empresas, têm a oportunidade de obter benefícios de economia de custos adicionando o software aos seus negócios. As pequenas empresas que geralmente operam com margens de lucro menores estão mais motivadas para encontrar maneiras melhores, mais enxutas, mais rápidas e mais inteligentes de operar.
O software de gestão da da manutenção atinge esse objetivo reduzindo custos, economizando tempo e recursos e, finalmente, alcançando um maior retorno sobre o investimento (ROI) para melhorar a eficiência operacional.
O software foi projetado para atender às várias necessidades das pequenas empresas de hoje e continuar a se desenvolver à medida que continuam a crescer e se desenvolver no futuro.
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