No mundo onde a tecnologia vem avançando de forma surpreendentemente rápida e com tantos benefícios e facilidades para automatizar tarefas do dia a dia, ignorar essa onda tecnológica e continuar realizando procedimentos de forma manual pode atrasar muito o desenvolvimento de um negócio, não é mesmo?
Para muitas pessoas introduzir uma ferramenta que exige uma grande mudança de hábitos é um desafio e tanto. E automatizar processos que são feitos de forma manual há anos é um desafio maior ainda. Porém isso não quer dizer que seja impossível, mesmo porque como já até mostramos em outro post, as vantagens de se automatizar alguns processos dentro de hospitais ou qualquer outra instituição de saúde são tão bem vindos e necessários, que essa mudança de hábitos se torna um grande investimento.
Mas vamos com calma, primeiro vamos descobrir o que é automatização e como ela se aplica em meio a gestão hospitalar.
O que é Automatização?
De modo bem grosseiro, podemos definir automatização como o processo de usar de máquinas, dispositivos eletrônicos ou softwares para otimizar e agilizar processos antes feitos de forma manual. Ou seja, deixar processos mais automáticos.
Não pense que o fato de você automatizar sua gestão, ou alguns processos dentro dela, trará prejuízos ou te substituirá. Muito pelo contrário, a automatização da gestão surge como o braço direito de gestores, no caso de hospitais, é o apoio que um engenheiro clínico precisa para realizar de forma rápida, prática e precisa, todos processos relacionados a sua atuação e para um prestador de serviço é a garantia de que os cálculos de manutenção, calibração e registros de procedimentos serão feitos de forma mais rápida, eficiente e segura.
O que muda no dia a dia?
Vamos agora expor o que um software de automação pode mudar no dia a dia de um engenheiro clínico e também o que muda para o prestador de serviço técnico.
Para o Engenheiro Clínico
O engenheiro clínico (como vocês, que acompanham nosso blog, já sabem) é um dos profissionais de maior importância ao se tratar da gestão do parque tecnológico de hospitais, clínicas, laboratórios e demais instituições de saúde. Sabendo disso algumas empresas desenvolvem softwares que tem como principal objetivo auxiliar esses profissionais na gestão desses equipamentos.
Quando falamos em gestão de equipamentos médico-hospitalares há de se englobar desde a aquisição do equipamento, controle, localização, manutenção preventiva, corretiva, calibração, ou seja, todos as etapas de vida de um equipamento até sua alienação.
Portanto a automatização a qual falamos entra nessa gestão de equipamentos médicos. Para auxiliar o engenheiro clínico, o software de automatização fornece:
Uma forma prática de controlar o parque tecnológico de seu hospital:
Esse é um ponto crucial quando surge a necessidade de troca de equipamento de um setor para outro, ou localizar um equipamento para auditoria, ou mesmo para uma preventiva e/ou calibração. Também não se pode esquecer da facilidade gerada em relação a ficha vida dos equipamentos que pode ser acessada com maior rapidez.
A facilidade em realizar o planejamento de manutenções preventivas:
Como dito no tópico anterior, o fato de ter acesso mais fácil a ficha vida dos equipamentos torna a análise e planejamento de manutenções preventivas mais precisas, isso porque conhecendo a história do parque tecnológico prever suas necessidades se torna uma tarefa simples.
E também das calibrações necessárias:
Da mesma forma acontece com as calibrações, que podem ser datadas com maior precisão evitando qualquer dano ao equipamento e principalmente, evita danos a saúde do paciente.
Acompanhamento do trabalho que vem sendo realizado por sua equipe técnica:
A automatização da gestão com o apoio da internet gera uma segurança ainda maior quanto a rastreabilidade do que vem sendo feito em tempo real e isso é um grande facilitador da gestão em instituições de saúde.
Armazenamento na nuvem todos os relatórios de manutenções e calibrações realizadas por um longo período:
Nós sabemos que a quantidade de documentos, relatórios e dados gerados por um hospital é enorme. E relatórios de calibração, manutenção e certificados devem ser armazenados por longos períodos para eventuais consultas e auditorias. E essa quantidade de dados para ser armazenada requer espaço e em alguns casos não existe essa disponibilidade, por isso a opção de armazenamento na nuvem é tão importante, sem contar que para localizar um documento é muito mais fácil quando este está na nuvem.
Agilidade na hora de decidir quando um equipamento deve ou não ser substituído:
Através da ficha vida, histórico de um equipamento, o processo de decisão de desativar ou trocar um equipamento é muito mais inteligível, pois é possível pôr na balança os prós e contras de permanecer com tal aparelho.
A incomplexidade em acompanhar a vida do equipamento e todos esses itens listados juntos geram enorme economia de tempo e dinheiro, além de proporcionar ao paciente a segurança de que sua vida está sendo bem cuidada.
Quanto ao prestador de serviço
Primeiro vamos identificar quem são os prestadores de serviço. Prestadores de serviço, neste caso, são aquelas empresas, ou até mesmo técnicos autônomos, que realizam algum tipo de manutenção e/ou calibração em equipamentos médico hospitalares, ou seja, estão envolvidos diretamente com o parque tecnológico de instituições de saúde.
Então, como um software de automação auxiliaria esses prestadores de serviço?
Um software de automação possibilita não só a parte de gestão, no sentido de registros de relatórios e controle de inventário. Há também uma parte da plataforma voltar a auxiliar os técnicos no dia a dia de trabalho, como:
Acompanhamento em tempo real de OSs (Ordem de Serviço) abertas:
Esse é um benefício que acrescenta tanto para o engenheiro clínico quanto para o prestador de serviço, isso porque, esse prestador pode acessar em tempo real as OSs abertas, quando foram fechadas, quem foi o técnico responsável. Ou seja, é possível ter todo acompanhamento do trabalho que está sendo oferecido.
Fácil acesso a registros de calibração feitos anteriormente:
Quando integrado, um software é um aliado valiosíssimo para os prestadores de serviço, isso porque, como já sabemos, se você conhece a história do equipamento, saber qual o próximo passo para mantê-lo em perfeito estado de funcionamento é fácil. Quando se tem o registro de padrões de cada equipamento, quais foram os padrões de calibração usados na última aferição, é até instintivo perceber se a aferição atual está com algum erro.
Fechamento de OS e assinaturas eletrônicas:
Um ponto que quando feito manualmente se torna até mais burocrático do que realmente é, é o fechamento de OSs, aprovação de certificado de calibração e assinaturas desses documentos. Isso porque, ao concluir uma manutenção preventiva/corretiva ou calibração, é preciso que esse documento, para se tornar válido, passe por aprovação e assinatura do responsável, o que demanda tempo. Porém a automação também pode entrar nesse ponto com as assinaturas eletrônicas e emissão de certificados feitos digitalmente.
Viu como automatizar a gestão e procedimentos pode ser de extrema valia para o seu negócio?
Nos dias de hoje, onde a tecnologia está tão próxima de nós, não aproveitar essa onda tecnológica é, literalmente, perda de tempo.
Espero que este artigo tenha te ajudado a entender um pouco dos benefícios de se implantar um software de manutenção dentro do seu hospital ou prestadora de serviço. E se você quiser conhecer um pouco mais sobre esse tipo de software e suas vantagens, continue acessando nosso blog.
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