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Controle de inventário, saiba o que você está fazendo errado

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A gestão do parque tecnológico em hospitais é mais uma das inúmeras funções do Engenheiro Clínico. Em hospitais, principalmente de grande porte, o controle de inventário do parque tecnológico requer extrema organização, além de boas práticas de gestão.

Manter uma lista com informações básicas dos equipamentos médico-hospitalares é uma ótima prática para o gestor que quer manter o controle sobre quais equipamentos existem sob seus cuidados, não é mesmo?! Mas somente as informações básicas dos equipamentos não são suficientes para manter uma boa administração dos tecnológicos de um grande hospital.

Tente se ver na seguinte situação, você, Engenheiro Clínico/Gestor, vai passar por uma auditoria, ou mesmo receberá a visita de um avaliador líder da IAC (Instituição Acreditadora Credenciada). De acordo com o que já foi inclusive postado em nosso blog, o controle do parque tecnológico, registro de ficha vida e uma boa infraestrutura, são fatores cruciais para se ter uma boa performance, tanto numa auditoria quanto para conseguir a Acreditação ONA, por exemplo.

Ou seja, o bom gerenciamento dos equipamentos médico-hospitalares de uma instituição de saúde fazem grande diferença, no dia a dia do ambiente médico e também para a certificação das instituições.

Com o parque tecnológico controlado a eficiência nos processos é maior.
Com o parque tecnológico controlado a eficiência nos processos é maior.

Embora exista uma tendência de se atribuir pouca importância à realização de um inventário, é recomendável aproveitar essa oportunidade, para a obtenção de dados que serão bastante úteis. A realização do inventário exige recursos materiais e humanos capazes de processar os dados obtidos nessa tarefa.

A seguir iremos listar algumas informações que devem ser levantadas, afim de fazer um inventário completo.

Identificar os equipamentos por número de patrimônio ou codificação própria. A identificação deve ser única, permitindo a completa rastreabilidade

Geralmente, o número de controle patrimonial somente envolve um código numérico o que torna difícil a identificação do equipamento, comprometendo o controle gerencial. Portando é importante que o registro seja feito de forma a ser incorporado a recursos tecnológicos/computacionais.

Com isso a criação de um sistema de codificação auxilia, e muito, o gestor a identificar determinado equipamento, qual a quantidade existente no hospital, qual a data de compra, valor, onde o equipamento está alocado, qual o estado de funcionamento. Todas essas informações devem ser facilmente acessadas através da codificação do parque tecnológico.

Cabe ao gestor, elaborar o melhor modo para codificar os equipamentos do seu parque tecnológico, porém alguns softwares de gestão e manutenção de equipamentos médico-hospitalares já apresentam em suas funcionalidades uma facilidade na codificação desses aparelhos, como pro exemplo o QR code, que ao ser acessado leva a um banco de dados onde todas as informações necessárias estejam contidas.

Veremos agora as informações indispensáveis para um inventário focado na melhor gestão do parque tecnológico.

Um dos modos de facilitar a rastreabilidade é através de um código QR.
Um dos modos de facilitar a rastreabilidade é através de um código QR.

Cadastro dos equipamentos

Devido a complexidade de cada equipamento médico-hospitalar, sabemos que informações básicas não são suficientes para manter o controle do parque tecnológico, principalmente quando se trata de um hospital de grande porte.

Listamos abaixo as informações que precisam ser registradas, inevitavelmente, no inventário, que são:

    • Nome técnico;
    • Nome e modelo comercial;
    • Localização;
    • Código;
    • Número de série;
    • Número de patrimônio;
    • Número de registro/cadastramento na Anvisa, quando aplicável;
    • Data de instalação;
    • Identificação do nível de criticidade do equipamento para o processo;
    • Razão social do fabricante;
    • Data e valor da compra;
    • Período de garantia.

Além desses dados deve haver um rigoroso cuidado em relação a ficha vida do equipamento, que se faz necessário principalmente no momento de uma manutenção. Os dados que devem conter na ficha vida do equipamento são:

  • Os tipos e a quantidade de equipamentos disponíveis no serviço ou unidade;
  • A frequência de quebra de cada equipamento ou modelos de equipamentos;
  • A frequência de quebra de equipamentos por serviço;
  • A idade de cada equipamento;
  • A taxa de utilização por equipamento;
  • O número de pessoas autorizadas a operar um equipamento;
  • O número de pessoas treinadas para operação de um equipamento;
  • O tempo em que este equipamento fica ocioso durante manutenção;
  • O número de atendimentos que deixam de ser feitos por falta do equipamento;
  • Se existe a possibilidade de rearranjo dos equipamentos no serviço ou unidade;
  • Se existem equipamentos de reserva por serviço ou unidade;
  • A taxa de ociosidade dos equipamentos; – Os problemas existentes para a operação dos equipamentos;
  • A média diária de atendimentos;
  • A capacidade ociosa do serviço;
  • Os problemas e limitações existentes para a execução de um determinado serviço;
  • Tipo (preventiva e, ou corretiva), local (interna e, ou externa) e a qualidade da manutenção executada.
  • O conjunto das informações acima é de grande importância para:
  • O planejamento dos recursos necessários para a implantação do grupo de manutenção;
  • A definição do perfil dos técnicos a serem contratados;
  • A avaliação periódica do setor de manutenção;
  • O estabelecimento de metas e cronogramas de execução de serviços de manutenção;
  • O tipo de manutenção a ser executada por grupo de equipamentos;
  • Os contratos de manutenção externos que devem ser mantidos;
  • A elaboração de programa de manutenção corretiva;
  • A elaboração do programa de manutenção preventiva;
  • Os serviços que devem ser priorizados no atendimento de corretiva;

Obter os dados para elaboração de um inventário é uma tarefa relativamente simples, embora em alguns casos, leve um tempo maior para ser realizada, visto que depende diretamente da quantidade de equipamentos tecnológicos instalados na unidade de saúde.

O maior problema é enfrentado por essas instituições é o armazenamento e processamento desses dados para obtenção de informações como base para um gerenciamento adequado.

Com o avanço das tecnologias e dificuldades em armazenar documentos, a internet e o armazenamento em nuvem são importantes aliados.
Com o avanço das tecnologias e dificuldades em armazenar documentos, a internet e o armazenamento em nuvem são importantes aliados.

Como já dito anteriormente, empresas como a Arkmeds, fornece ao gestor uma maior segurança quanto ao armazenamento e processamento dessas informações, tudo isso de forma mais rápida e pratica. E, claro, com o intuito de auxiliar os processos de controle e manutenção do parque tecnológico de hospitais, que como sabemos requer muita atenção, organização e uma gestão eficiente.

Alguma dúvida ou sugestão? Comente. 🙂

Thiago Bajur

Thiago Bajur

Thiago Bajur é co-fundador da Arkmeds. Escreveu um livro aos 11 anos de idade, o Zot. Estudou Engenharia de Sistemas Médicos na OVGU, Magdeburg Alemanha. Desenvolveu o primeiro analisador de segurança elétrica automático do Brasil. Já foi Juiz na German RoboCup, maior evento de Robótica do mundo. É Apaixonado por inovação e quer transformar a forma como é vista a Engenharia Clínica.
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