Os desafios dentro do ambiente hospitalar nunca são fáceis, sempre ocorrem imprevistos que acabam impactando o dia a dia de trabalho de todos, não é mesmo? Para a equipe de manutenção de equipamentos médicos não é diferente, me arrisco dizer que depois dos médicos e enfermeiros esses profissionais são os que mais devem ter plena atenção nas tarefas executadas. E um dos principais pontos que impactam o trabalho desses profissionais é a falta de rastreabilidade, como veremos adiante nesse post.
A gestão da manutenção e calibração de equipamentos médicos apresenta uma série de desafios diariamente, são decisões que devem ser tomadas de forma consciente, programada e antecipada. Além disso, tais decisões devem ser tomadas por profissionais que possuam conhecimento de técnicas aplicadas, para assim a identificação de falhas e defeitos sejam feitas com maior propriedade evitando desgaste de componentes e parada repentina de qualquer equipamento. Essa boa prática ainda evita perdas que geram prejuízos ao hospital e até mesmo ao paciente.
Assim, as manutenções preventivas e calibrações tem um papel muito importante nas ações de diminuição de impactos que poderiam ser causados. É essencial que haja implantação de uma rotina de inspeções periódicas, com tempo limite ideal para cada equipamento, levantamento de normas, técnicas e instruções aplicáveis a cada tipo de equipamento.
Todos esses procedimentos têm por razão a identificação antecipada de possíveis defeitos e não conformidades, viabilizando o monitoramento de tendências e correção em tempo ideal, evitando uma falha iminente.
Porém todos esses procedimentos descritos, dentro da gestão de equipamentos médico-hospitalares, devem ser definidos, preparados, planejados, programados, executados e registrados dentro das normas de boas práticas da RDC Nº 20, DE 26 DE MARÇO DE 2012
Esse post tem por objetivo principal alertá-lo sobre as vantagens em manter um programa de gerenciamento e rastreabilidade do seu parque tecnológico e juntamente com esse processo, melhorar seu desempenho e da sua equipe de manutenção.
Rastreabilidade, o que é?
Atualmente, com o aumento das tecnologias voltadas ao suporte a vida e a necessidade de ter controle dos equipamentos dispostos num hospital ou qualquer que seja a instituição de saúde, tem feito com que gestores procurem novas formas de melhorar a rastreabilidade do parque tecnológico e consequentemente, possibilitar a rastreabilidade dos procedimentos de manutenção.
O conceito de rastreabilidade surgiu inicialmente da necessidade de saber onde está em que local é que um produto se encontra na cadeia logística sendo também muito usado em controle de qualidade.
A busca pela qualidade tem sido a grande corrida das instituições na última década e tem como fundamento a implantação de procedimentos que visam a rastreabilidade das informações referentes aos processos realizados e produtos associados à atividade desenvolvida pela instituição.
Métodos de rastreabilidade
Listarei a partir de agora aplicações de rastreabilidade, visando o aumento da produtividade, bem como otimização do controle e melhoria dos processos de manutenção e calibração de equipamentos médico-hospitalares.
Vamos a alguns pontos da rastreabilidade:
- Gestão de ativos de suporte à vida
Ativos são toda e qualquer bem físico de um hospital que pode ser controlado, nesse caso abordaremos os equipamentos médicos.
Gerir um parque tecnológico consiste em controle do ciclo de vida dos equipamentos, registrando suas informações básicas e valores em um mapa de dados.
Em hospitais, clínicas, laboratórios e demais instituições de saúde, os ativos que devem ser rastreados são equipamentos como, cardioversor, ventilador pulmonar, desfibrilador, monitor cardíaco, bombas de infusão entre vários outros.
A rastreabilidade está intimamente ligada ao gerenciamento desses equipamentos, e ela consiste em identificar e documentar de forma precisa a mudança de estado desses equipamentos. Com a rastreabilidade é possível, por exemplo, controlar mudanças de localização, acompanhar a disponibilidade e o nível de conformidade de uma série de equipamentos.
Portanto, é importante que você, gestor, tenha em mente a importância desse controle e rastreabilidade para o desenvolvimento do seu trabalho e assim diminuir perdas, buscando melhor aproveitamento dos equipamentos.
- Codificação de equipamentos
Uma importante prática para se ter controle do parque tecnológico, é etiquetar/ codificar os equipamentos, de acordo com o GEMA – Capacitação a Distância no Gerenciamento da Manutenção de Equipamentos Médico-Hospitalares – é importante que através desse código seja possível detectar a qual setor o equipamento pertence, qual é o equipamento e quando foi adquirido.
Exemplo de codificação sugerido pelo Ministério da Saúde através do GEMA: CC-VT0394 – CC (Centro Cirúrgico); VT (Ventilador de Terapia), 0394 (Indica que este Ventilador de Terapia foi o terceiro adquirido no ano de 1994).
As codificações podem ser utilizadas para o armazenamento de dados de diferentes equipamentos em um banco de dados centralizado, tornando a localização e controle do parque muito mais ágil.
- Controle de processos de manutenção e calibração
As informações relacionadas aos resultados do processo de manutenção e calibração também podem ser armazenadas nas centrais de dados, fazendo com que a realização do controle de fluxo e controle de arquivos seja facilitada.
No controle de fluxo acontece a verificação dos testes e aferições realizados durante um determinado tempo de manutenção, proporcionando a rastreabilidade e certificando que o equipamento está apto a continuar sendo usado ou se deve ser enviado para novos testes.
Já o controle de arquivo, é realizado para o armazenamento dos dados dos equipamentos, das manutenções e calibrações. Mantendo assim, um histórico no sistema, com informações detalhadas da fabricação de cada aparelho. O que se torna muito útil em novas calibrações e manutenções ou quando a documentação é solicitada para questões de auditoria.
- Logística interna
As etiquetas com o código de cada equipamento podem ser fixada neste de acordo com o processo de logística interna de cada hospital. É possível ainda utilizar de recursos mais atuais para codificar tais equipamentos, como por exemplo QR codes.
Ao transportar tais aparelhos cada etiqueta, por manter os dados essenciais destes, irá garantir que não fiquem perdidos, mantendo uma organização quanto a onde conseguir as informações, de forma rápida e prática, desses ativos.
- Tecnologias a serviço da rastreabilidade
Sei que catalogar, codificar e armazenar os dados de equipamentos de forma manual não é a maneira mais eficaz de se realizar essa tarefa. A possibilidade de que ocorram erros na identificação ou que a o nível de organização fique abaixo do esperado, é muito grande, o que acarreta prejuízos de tempo.
Os sistemas de rastreabilidade automática permitem a documentação seja acessada em tempo real, melhorando o gerenciamento dos regulamentos de qualidade, flexibilizando os processos de manutenção e calibração e aprimorando a logística do hospital.
Viu como é importante manter a rastreabilidade dos processos sempre mais ágeis?
Espero que esse post tenha te ajudado a compreender um pouco da lógica de rastreabilidade.
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