Por qual motivo eu devo acompanhar os gastos de setor?
Grande parte dos responsáveis pela gestão de equipamentos médicos, seja um engenheiro clínico, um coordenador de tecnologias médicas ou mesmo um gerente de manutenção, não rastreiam os custos totais envolvidos na manutenção.
Seja por meio de planilhas, um ERP ou software de manutenção (a melhor opção dentre as três, já que realiza a gestão focada no setor) eles fazem o rastreamento e gerenciamento do processo de trabalho, mas não rastreiam e gerenciam o custo associado.
Provavelmente você já deve ter escutado o ditado:
Não é possível gerenciar o que você não mede!
Ou um pouco mais além: se não se mede, como melhorar?
Esses profissionais tem controle sobre as ordens de serviço abertas e fechadas com datas registradas, histórico de atividades realizadas por equipamento, indicadores temporais, de qualidade (Caso você não tenha nem esse controle, tenho uma má notícia para você!).
Porém, na maioria das vezes, custos de mão de obra ficam a cargo do setor administrativo. Peças e suprimentos provenientes dos fornecedores ficam sob responsabilidade de compras.
Nesse cenário, o responsável pela manutenção deve, mesmo assim, acompanhar os gastos do setor já que outras pessoas já estão monitorando?
A resposta é: DEVE!
Se existe um dado que consegue conversar com todos setores de uma empresa, mesmo que você não faça ideia do que se passa pelo outro setor é apenas 1: dinheiro!
Quaisquer outros dados são indicadores ou prognósticos. Eles podem ajudar a explicar ou projetar, mas a palavra final é sempre medida em retorno financeiro.
Para que o gerente de manutenção tenha voz ativa e esteja envolvido no planejamento estratégico do hospital, ele precisa ser capaz de falar a mesma língua que os diretores da instituição.
Esta contabilidade de custos dos serviços no departamento de manutenção é o que lhe dá o poder e a autonomia para gerenciar.
Podemos destacar alguns componentes desse custo:
- Manutenções preventivas e corretivas
- Mão de obra
- Estoque parado
- Produtividade dos equipamentos
- Equipamentos parados
Como um software de Engenharia Clínica pode colaborar?
Uma das soluções mais utilizadas para aumentar o lucro é aumentar os preços praticados (pelo serviço prestado, caso seja uma empresa terceira ou pelo exame caso seja um hospital, por exemplo).
Nesse caso, o mais inteligente é cortar gastos devido a ineficiência do processo e o software de Engenharia Clínica é peça fundamental dessa engrenagem.
Mas qual retorno financeiro vou ter?
Não é claro qual o retorno sobre investimento (ROI) que esse investimento trás, por isso resolvemos criar um material deixando claro quais os gastos e ganhos que o sotware de Engenharia Clínica gera e um exemplo de como calcular.
Se tiver dúvidas a respeito, recomendo ver esse material agora mesmo!
E o que muda ao dominar esses valores?
Quando o coordenador de manutenção acompanha os custos, ele pode tomar decisões com base no custo/despesa para a organização e tomar ações decisivas. Uma das atividades desse profissional deve ser combinar os números com a contabilidade no final do ano e ver o quão próximos eles estão.
As chances são de que elas estejam certas para os gastos fixos, porém existem diversas variáveis que dependem da qualidade do serviço ao longo do ano.
Isso pode significar que o valor gasto com as calibrações foram muito maior que o esperado, por exemplo, e que precisa ser ajustado. Use esta comparação para ajustar suas taxas, e então o setor de manutenção não será vista como um centro de gastos, mas sim de lucro!
Finalizando: E se esses valores não forem claros?
Basicamente, existem três decisões tomadas pelos gerentes de manutenção diariamente:
- Reparar ou substituir?
- Terceirizar um trabalho ou fazer o trabalho com a equipe interna?
- Investir em soluções de ponta irá me atender e minimizar problemas?
Para tomar uma dessas decisões, você precisa ter a imagem completa, incluindo os custos reais e estimados. Se o gerente de manutenção não puder tomar a decisão usando os custos como a principal métrica, ele corre o risco de ser terceirizado por conta própria!
