As empresas estão cada vez mais atentas à necessidade de atuar de forma inteligente e ágil. Para isso, é imprescindível ter um fluxo de trabalho bem estruturado, garantindo a boa comunicação interna e eficiência das tarefas realizadas. A tecnologia se tornou uma parceira no alcance desse objetivo, e proporcionou algumas ferramentas que auxiliam consideravelmente na construção de um fluxo de trabalho eficiente.
O software de gestão da manutenção é uma dessas opções, que tem modificado a forma como organizações atuam. Com o constante desenvolvimento tecnológico, gestores já perceberam que, além da praticidade que o software oferece, poder acompanhar suas funcionalidades em tempo real é uma vantagem enorme.
Por isso, o software mobile de gestão, disponível no smartphone, têm sido adotado em muitas empresas. Ele permite que gestores, técnicos e demais funcionários estejam sempre conectados, podendo acompanhar em tempo real as notificações, atualizações e problemas que surgirem. Mas como podemos usar de forma prática o software mobile para construir um fluxo de trabalho eficiente?
Explicamos neste artigo cinco pontos do software mobile que te ajudam nesse propósito:
1. Relate o problema por meio do portal de solicitação de trabalho
Para um departamento de manutenção eficiente, é importante manter um canal de comunicação aberto com as outras partes da organização. Seja um operador de máquina que tem um problema na linha de produção ou um funcionário de escritório que está lidando com um vazamento no sistema de ar condicionado, é do interesse de todos relatar o problema rapidamente e entrar em contato com a equipe de manutenção.
Em primeiro lugar, uma vez que uma solicitação de trabalho é enviada, ela será automaticamente sincronizada entre todos os seus dispositivos (computador, celular, tablet). Com base na sua pré-configuração, o sistema pode ser configurado para atribuir trabalho automaticamente a técnicos de manutenção específicos.
Isso significa que os solicitantes podem enviar problemas de qualquer lugar e os técnicos podem visualizá-los a qualquer hora e em qualquer lugar. Os solicitantes também podem deixar seus endereços de e-mail para que possam ser mantidos informados sobre o andamento da emissão de tíquetes.
2. Aumente a produtividade por meio de fluxos de trabalho mais eficientes
Como gerente de manutenção, ficar preso à sua mesa o dia todo pode ser muito chato. No entanto, se você tiver uma equipe de manutenção maior e quiser garantir que o trabalho necessário seja concluído a tempo, não há outra escolha – você deve usar um computador desktop para rastrear e gerenciar todo o trabalho de manutenção.
Por outro lado, o aplicativo de manutenção móvel permite que você execute todas as operações a qualquer hora, em qualquer lugar. Se você deseja verificar se tudo está indo de acordo com o planejado durante o tempo de inatividade planejado ou deseja designar pessoal para executar rapidamente uma falha grave, você pode fazer isso com alguns toques em seu dispositivo móvel.
O uso do software mobile de gestão de ativos pode trazer mais melhorias de produtividade diária para os técnicos de manutenção, através de alguma funcionalidades:
- Capacidade de verificar rapidamente sua programação (ordens de serviço atribuídas e PM);
- Registrar o que eles fizeram (isso também melhora muito a precisão dos dados);
- Receber notificações instantâneas por meio de notificações push;
- Responder e registrar outros problemas potenciais enquanto resolve os problemas atuais;
- Encontre rapidamente informações de ativos enquanto diagnostica problemas (mais informações na próxima seção);
3. Use o histórico de ativos para melhorar o tempo médio de reparo
Se formos pensar bem, a principal razão pela qual os telefones celulares são tão populares é porque eles nos fornecem acesso instantâneo às informações. A mesma permissão pode ser muito útil para técnicos de manutenção. Por exemplo, quando eles realizam qualquer tipo de reparo, eles podem abrir o aplicativo de manutenção e encontrar as informações de que precisam:
- Informação geral de ativos
- OS e PM concluídos
- Registro detalhado de manutenção de equipamentos
- Guias e manuais
- Instruções sobre como concluir certos reparos
- Lista de modos de falha identificados
Ter acesso a esses dados significa que eles precisarão de menos tempo para diagnosticar problemas e implementar ações corretivas. Melhor em menos tempo? Esta é uma proposta difícil de recusar.
4. Use códigos QR para acelerar seu fluxo de trabalho
Você pode combinar códigos QR com software de manutenção de várias maneiras para aumentar a produtividade:
- Encontre rapidamente informações sobre ativos lendo códigos de barras
- Envie uma solicitação de trabalho digitalizando o código de barras do ativo e descrevendo o problema
- Use o código de barras para encontrar e rastrear o estoque
- Reduza arquivos manuais e erros
5. Use o software móvel para colaboração e comunicação remotas
Para qualquer organização maior, visitas remotas e trabalho de manutenção em vários turnos são ocorrências comuns. Nesses casos, a rápida troca de informações entre os técnicos pode ser a diferença entre o tempo de inatividade de três horas e o tempo de inatividade de cinco horas. Uma maneira que o software de manutenção móvel pode facilitar a comunicação é por meio do acompanhamento em tempo real das ordens de serviço.
Suponha que você tem um técnico de manutenção que é novo na empresa. Ele foi notificado para processar a solicitação de trabalho, assumindo um problema específico na linha de produção. Ele executa uma inspeção, mas há um problema em determinar a causa da falha. Nesse caso, se a equipe de manutenção estiver usando o aplicativo de manutenção móvel, o técnico pode iniciar um tópico de comentários sobre a ordem de serviço para buscar aconselhamento. Um técnico sênior que entende os ativos internos e externos (e pode ter resolvido exatamente esse problema antes) pode entrar na conversa e explicar a causa mais provável da falha.
Otimize os processos da sua empresa
Já pensou em como poder acompanhar sua empresa em tempo real e na palma da mão mudaria completamente a forma como o seu fluxo de trabalho é organizado? As vantagens de ter o seu software disponível no smartphone provam que o software mobile de gestão de ativos é a solução ideal para quem deseja otimizar os processos, poupar tempo e atuar com eficiência.
Se o seu objetivo é ter um processo mais ágil e inteligente, o software mobile de gestão de ativos não é mais um diferencial, mas essencial para você!
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