A forma como as empresas conduzem negócios mudou drasticamente nos últimos anos. A tecnologia é amplamente responsável pelo aumento da eficiência das organizações em relação a recursos, materiais e otimização de tempo. Na década de 70, softwares de planilha surgiram e foram considerados uma poderosa transformação comparado ao tradicional papel e caneta na administração e gestão do inventário.
No entanto, frequentemente esses programas têm dificuldade em acompanhar o ritmo da contínua evolução das novas tecnologias, que não somente mudaram os processos de gestão e produção, mas também transformaram como as empresas se comunicam e entregam seus produtos e serviços.
Considerando esses fatores e como ele se relacionam com a gestão de ativos, não é surpreendente que um número crescente de empresas estão reconsiderando o uso de planilhas e optando por Softwares de Gestão de Ativos: sistemas altamente sofisticados e que, a qualquer momento, podem proporcionar um panorama das operações de ativos ou permitem a visualização do status individual de uma peça ou equipamento.
Como as planilhas funcionam?
Para entender melhor porque as planilhas não são mais a ferramenta preferida dos gestores, é importante entender suas funcionalidades. Para começar, uma planilha pode ser criada manualmente ou no papel, ou ainda usando um programa de computador como o Excel. Ao usar um software de planilha, ele pode capturar, mostrar e manipular dados distribuídos em colunas e linhas.
Independente do formato usado, uma planilha é geralmente planejada para mostrar dados numéricos e pequenos textos, assim como informações relacionadas graficamente. No entanto, planilhas geralmente não oferecem a habilidade de estruturar e especificar dados, e frequentemente não oferecem a capacidade de inquerir as informações. São ferramentas de baixo custo e mais voltadas para organizar informações simples em gráficos e listas, mas não para tarefas mais complexas como a gestão e planejamento de ativos.
Por comparação, os sistemas de software de gestão de ativos atuais são muito mais robustos e oferecem aos negócios a habilidade de rastrear ordens de serviço, gerar relatórios e instantaneamente determinar qual dos recursos provém manutenção preventiva ou reparos. Ao renovar os dados operacionais, os softwares são ideias para fazer projeções. Inovações recentes incluem interfaces baseadas em nuvem, acessibilidade no celular e funcionalidades que não exigem papel. Considerando esses fatores, softwares de gestão da manutenção estão substituindo planilhas, que carecem do poder, eficiência e agilidade do software de gestão de ativos.
Entenda as 9 vantagens do software de gestão de ativos que vão te fazer querer abandonar a planilha AGORA MESMO:
1. Confiabilidade dos dados
Uma pesquisa publicada em 2006 na Information and Software Technology mostrou que planilhas eletrônicas estão sujeitas a 88% de erros, conforme as planilhas analisadas. Erros de digitação, células definidas incorretamente, alcance equivocado de dados e erros de fórmulas são algumas das formas de errar. Como consequência, erros podem modificar resultados e afetar as operações da empresa. O formato dos dados do software e as verificações frequentes reduzem a possibilidade de erros, e atribuem confiabilidade às informações.
2. Erros só são notados quando é tarde demais
Planilhas dependem dos usuários selecionarem as fórmulas apropriadas para analisar seus dados. Mesmo quando os dados são inseridos corretamente, se a fórmula errada é selecionada, os resultados estarão errados. Quando esse tipo de erro não é descoberto imediatamente, as consequências podem ser as operações da organização. Softwares de gestão de ativos eliminam esse risco com fórmulas analíticas pré-planejadas.
3. Otimização de tempo
Digitar dados na planilha ocupa tanto tempo que muitas empresas contratam funcionários somente para esta função. Dada a probabilidade de erros notada, ter funcionários sem treinamento gerenciando algo tão importante pode ser arriscado. O software de gestão de ativos facilita a digitação de dados, ao mesmo tempo em que restringe o acesso a apenas alguns funcionários. Essa função limita o que os usuários podem mudar no programa, prevenindo erros.
4. Planilhas provém apenas uma visão limitada da relação de dados
Com considerável experiência técnica e tempo, planilhas podem ser programadas para analisar dados detalhadamente. No entanto, eles não podem prever análises de rastreamento de recursos, inventário e outras tarefas de fluxo de manutenção, como a programação da manutenção preventiva. Softwares têm essas capacidades, e com os relatórios, tornam fácil ter insights sobre o histórico de recursos, peças, trabalho; tudo feito sem nenhum treinamento específico.
5. Relatórios de manutenção de instalação automatizados e simples
Embora os relatórios possam ser gerados em planilhas, eles não são os mais fáceis de serem criados pelos usuários em comparação com o software. Quer seja um gráfico de pizza, um gráfico de dispersão ou um gráfico de barras, o relatório de planilha não é tão atraente ou não está imediatamente disponível. Como os usuários precisam de informações em tempo real e prontamente disponíveis, o software de gestão de manutenção (também conhecido como software de gerenciamento de instalações) pode fazer isso com um único clique do mouse ou em um tablet, sem a necessidade de inserir as fórmulas exigidas pelo programa de planilha.
6. Disponibiliza informações detalhadas
O software de gestão de ativos foi projetado para gerenciamento de instalações. As planilhas não são – pelo menos não sem uma programação complicada. O software de manutenção pode fornecer uma variedade de indicadores, esses indicadores relatam especificamente a operação da empresa, sem a necessidade de habilidades de programação profissional. Por exemplo, o software pode gerar os seguintes indicadores em tempo real: MTBR (tempo médio entre dois reparos); MTBF (tempo médio entre falhas); MTTR (tempo médio para reparo).
7. Integração com outros softwares e aplicações
Uma das atrações do software de gestão de ativos é que ele pode fazer interface com outro software (como e-mail, software de contabilidade, sistemas ERP, Active Directory, etc.). As planilhas não têm essas funções. Essas inovações mais recentes dos softwares aumentam sua eficácia e fornecem aos gerentes de instalações mais benefícios de economia de tempo.
8. Agendando a manutenção preventiva
O software de manutenção preventiva (PM) é essencial para a eficiência da empresa, pois ajuda a operar toda a empresa. No entanto, não é fácil realizar manutenção preventiva em uma variedade de dispositivos, especialmente para grandes operações. Geralmente, esse processo em um único dispositivo envolve várias tarefas ou etapas. Os formulários eletrônicos são particularmente restritos nesta área porque não podem criar contratos de manutenção programada, nem enviar notificações ou lembretes para operar.
Ser capaz de agendar a manutenção é a razão pela qual a o software é tão atraente para os gerentes de instalações; assim, eles podem fornecer uma lista de todas as tarefas envolvidas em cada dispositivo, criar agendas de rotina, enviar notificações e lembretes e criar relatórios. Fazer uma manutenção preventiva programada significa menos falhas acidentais do equipamento e menor tempo de inatividade.
9. Melhorar as funções gerais da instalação
Muitos aspectos de qualquer empresa vão além dos recursos dos programas de planilhas padrão. Essas medidas incluem monitoramento do uso de mão de obra, criação de ordens de serviço e envio de pedidos de suprimentos e peças. Assim, o software de gestão de ativos pode ajudar os gerentes das instalações a tomar decisões informadas sobre a designação de técnicos.Este é o melhor momento para programar a manutenção de rotina e a substituição do equipamento
Adeus, planilhas!
Atualmente, empresas de diversos setores enfrentam o desafio de encontrar a forma mais eficaz e eficiente de crescimento e lucratividade. Ao mesmo tempo, as planilhas eram uma excelente solução de baixo custo para gerentes de instalações. No entanto, para grandes organizações, manter um programa de planilha com centenas ou mesmo milhares de pontos de dados não é mais realista.
Conforme os ativos e serviços da organização crescem e evoluem em um ambiente acelerado e desafiador, é logicamente necessário manter as informações atualizadas em planilhas, especialmente quando se trata de gerar relatórios abrangentes para decisões inteligentes. Está ficando cada vez mais difícil. Tendo um ferramenta como o software de gestão de ativos à disposição, simplesmente não faz mais sentido manter as planilhas. É por isso que o software atrai cada vez mais organizações em busca de formas mais ágeis e inteligente de gerenciar os ativos.
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