A gestão do parque tecnológico em hospitais é mais uma das inúmeras funções do Engenheiro Clínico. Em hospitais, principalmente de grande porte, o controle de inventário do parque tecnológico requer extrema organização, além de boas práticas de gestão.
Manter uma lista com informações básicas dos equipamentos médico-hospitalares é uma ótima prática para o gestor que quer manter o controle sobre quais equipamentos existem sob seus cuidados, não é mesmo?! Mas somente as informações básicas dos equipamentos não são suficientes para manter uma boa administração dos tecnológicos de um grande hospital.
Tente se ver na seguinte situação, você, Engenheiro Clínico/Gestor, vai passar por uma auditoria, ou mesmo receberá a visita de um avaliador líder da IAC (Instituição Acreditadora Credenciada). De acordo com o que já foi inclusive postado em nosso blog, o controle do parque tecnológico, registro de ficha vida e uma boa infraestrutura, são fatores cruciais para se ter uma boa performance, tanto numa auditoria quanto para conseguir a Acreditação ONA, por exemplo.
Ou seja, o bom gerenciamento dos equipamentos médico-hospitalares de uma instituição de saúde fazem grande diferença, no dia a dia do ambiente médico e também para a certificação das instituições.
Embora exista uma tendência de se atribuir pouca importância à realização de um inventário, é recomendável aproveitar essa oportunidade, para a obtenção de dados que serão bastante úteis. A realização do inventário exige recursos materiais e humanos capazes de processar os dados obtidos nessa tarefa.
A seguir iremos listar algumas informações que devem ser levantadas, afim de fazer um inventário completo.
Identificar os equipamentos por número de patrimônio ou codificação própria. A identificação deve ser única, permitindo a completa rastreabilidade
Geralmente, o número de controle patrimonial somente envolve um código numérico o que torna difícil a identificação do equipamento, comprometendo o controle gerencial. Portando é importante que o registro seja feito de forma a ser incorporado a recursos tecnológicos/computacionais.
Com isso a criação de um sistema de codificação auxilia, e muito, o gestor a identificar determinado equipamento, qual a quantidade existente no hospital, qual a data de compra, valor, onde o equipamento está alocado, qual o estado de funcionamento. Todas essas informações devem ser facilmente acessadas através da codificação do parque tecnológico.
Cabe ao gestor, elaborar o melhor modo para codificar os equipamentos do seu parque tecnológico, porém alguns softwares de gestão e manutenção de equipamentos médico-hospitalares já apresentam em suas funcionalidades uma facilidade na codificação desses aparelhos, como pro exemplo o QR code, que ao ser acessado leva a um banco de dados onde todas as informações necessárias estejam contidas.
Veremos agora as informações indispensáveis para um inventário focado na melhor gestão do parque tecnológico.
Cadastro dos equipamentos
Devido a complexidade de cada equipamento médico-hospitalar, sabemos que informações básicas não são suficientes para manter o controle do parque tecnológico, principalmente quando se trata de um hospital de grande porte.
Listamos abaixo as informações que precisam ser registradas, inevitavelmente, no inventário, que são:
- Nome técnico;
- Nome e modelo comercial;
- Localização;
- Código;
- Número de série;
- Número de patrimônio;
- Número de registro/cadastramento na Anvisa, quando aplicável;
- Data de instalação;
- Identificação do nível de criticidade do equipamento para o processo;
- Razão social do fabricante;
- Data e valor da compra;
- Período de garantia.
Além desses dados deve haver um rigoroso cuidado em relação a ficha vida do equipamento, que se faz necessário principalmente no momento de uma manutenção. Os dados que devem conter na ficha vida do equipamento são:
- Os tipos e a quantidade de equipamentos disponíveis no serviço ou unidade;
- A frequência de quebra de cada equipamento ou modelos de equipamentos;
- A frequência de quebra de equipamentos por serviço;
- A idade de cada equipamento;
- A taxa de utilização por equipamento;
- O número de pessoas autorizadas a operar um equipamento;
- O número de pessoas treinadas para operação de um equipamento;
- O tempo em que este equipamento fica ocioso durante manutenção;
- O número de atendimentos que deixam de ser feitos por falta do equipamento;
- Se existe a possibilidade de rearranjo dos equipamentos no serviço ou unidade;
- Se existem equipamentos de reserva por serviço ou unidade;
- A taxa de ociosidade dos equipamentos; – Os problemas existentes para a operação dos equipamentos;
- A média diária de atendimentos;
- A capacidade ociosa do serviço;
- Os problemas e limitações existentes para a execução de um determinado serviço;
- Tipo (preventiva e, ou corretiva), local (interna e, ou externa) e a qualidade da manutenção executada.
- O conjunto das informações acima é de grande importância para:
- O planejamento dos recursos necessários para a implantação do grupo de manutenção;
- A definição do perfil dos técnicos a serem contratados;
- A avaliação periódica do setor de manutenção;
- O estabelecimento de metas e cronogramas de execução de serviços de manutenção;
- O tipo de manutenção a ser executada por grupo de equipamentos;
- Os contratos de manutenção externos que devem ser mantidos;
- A elaboração de programa de manutenção corretiva;
- A elaboração do programa de manutenção preventiva;
- Os serviços que devem ser priorizados no atendimento de corretiva;
Obter os dados para elaboração de um inventário é uma tarefa relativamente simples, embora em alguns casos, leve um tempo maior para ser realizada, visto que depende diretamente da quantidade de equipamentos tecnológicos instalados na unidade de saúde.
O maior problema é enfrentado por essas instituições é o armazenamento e processamento desses dados para obtenção de informações como base para um gerenciamento adequado.
Como já dito anteriormente, empresas como a Arkmeds, fornece ao gestor uma maior segurança quanto ao armazenamento e processamento dessas informações, tudo isso de forma mais rápida e pratica. E, claro, com o intuito de auxiliar os processos de controle e manutenção do parque tecnológico de hospitais, que como sabemos requer muita atenção, organização e uma gestão eficiente.
Alguma dúvida ou sugestão? Comente. 🙂
