Se você é o responsável pela Engenharia Clínica ou setor de Manutenção do hospital em que trabalha, provavelmente, já elaborou um planejamento orçamentário ou está fazendo isso nesse momento…
Estou certa?
Se a resposta for SIM… Meu amigo, muito cuidado com essa tarefa, pois errar é humano e mais comum do que imagina!
Em um recente levantamento que fizemos, cerca de 15% dos recursos financeiros investidos, estão destinados aos contratos e serviços de manutenção. Portanto, sabemos da sua responsabilidade.
Diante disso, listamos os principais erros que ocorrem na elaboração do planejamento orçamentário dentro das engenharias clínicas e como eles podem impactar de forma negativa todo o plano do hospital.
Deixar para os 45 do segundo tempo
Elaborar o planejamento orçamentário na correria do fim do ano (com Natal e Reveillon batendo na porta) é um indicativo de desastre.
Como ressaltamos anteriormente, esse plano será muito importante para o seu setor pois ele que ditará os investimentos do próximo ano. Diante de tamanha responsabilidade, você necessitará de tempo e muita atenção para que nada fique de fora. Novos contratos, novas tecnologias, outros equipamentos, tudo isso deverá estar bem descrito.
Portanto, deixar a elaboração do planejamento para o último momento é não dar importância aos 15% que virá para o seu setor.
Não levantar hipóteses
Nesse momento você deixa de ser engenheiro e passa a ser vidente. Fazer previsões é essencial pois você tem que estar preparado para o que está por vir no próximo ano.
Nós sabemos que em nossa área, a rotatividade de profissionais é muito alta e isso pode agregar custo ao seu planejamento. Outro exemplo, são desastres causados por fenômenos naturais que podem ocasionar em perda de equipamentos com alto valor agregado, como uma ressonância.
Não ser flexível
Bom… Imprevistos e mudanças acontecem, isso é um fato!
É quase que impossível conseguir executar o planejamento orçamentário de forma rigorosa (é a tal da expectativa x realidade). O objetivo do plano é apontar um caminho, que poderá se se deslocar da vida real.
Vale ressaltar que quando isso ocorrer, é importante que seja justificado de forma coerente, por exemplo, custos com peças e materiais mais alto devido a compras pontuais ou de última hora. É interessante que o histórico das justificativas seja arquivado para levar em conta nas próximas revisões.
Esquecer os indicadores
Tudo que vamos planejar na vida, precisamos de um parâmetro para nos basear, e não é diferente com o planejamento dentro do seu setor. Caso não leve em conta os indicadores, tudo poderá ir por água abaixo.
Como você planejará o custo com contratos de calibração para o próximo ano, se não possui o indicador de como foi esse ano? Concorda que essa tarefa se torna muito difícil e menos assertiva?
Pois é…
Assim será para todos os outros pontos, caso não tenha isso muito bem mapeado.
Não se apoiar em ferramentas
A tecnologia está aí para facilitar o processo, reduzir tempo e minimizar erros operacionais, principalmente, quando estamos falando de números, não é mesmo?
Maior parte dos hospitais hoje já utilizam um ERP (Sistema Integrado de Gestão) e na maioria das vezes, o controle principalmente de custos e peças fica a cargo desse sistema.
No entanto, quando estamos tratando de outros pontos, como gerenciamento de ativos e tarefas, ele já deixa a desejar.
É nesse momento que entram as famosas e tão utilizadas planilhas para auxiliar nos cálculos dos indicadores, como hora-técnica, controle de contratos, tempo médio entre falhas, disponibilidade dos equipamentos,ou seja, tudo que será necessário para embasar o seu planejamento.
A outra opção (e mais recomendada) são os Softwares para Gestão da Engenharia Clínica.
Eles permitem que você tenha em mãos os indicadores mais importantes de maneira fácil e rápida, possibilitando tomadas de decisão mais assertivas para um planejamento orçamentário sem os erros citados nesse artigo.
Resumindo…
As ferramentas serão essenciais para nos auxiliar na busca dos dados e para que sejamos assertivos no planejamento.
E ai, o sinal de alerta acendeu?
Espero que esses erros não façam parte do seu momento de elaboração do planejamento ou que eles sirvam de alerta para que não ocorram, posteriormente.
No próximo artigo vou falar mais sobre como montar um planejamento orçamentário para a Engenharia Clínica da maneira certa.
Então, até lá!
