Documentação em papel: Por que isso pode atrapalhar seu processo?

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Já percebeu a grande quantidade de documentos que são gerados em uma empresa? Se tratando de um hospital, esse número pode ainda ser maior. Toda informação relevante que precisa ser registrada se torna um documento.

Imagino que você deve ter se recordado o quão trabalhoso é lidar com tantos registros, e se você estiver fazendo essa tarefa com papel, pare! Tem algo errado no seu processo. Entenda melhor essa afirmação no desenrolar desse texto.

Você está trabalhando suas informações da melhor forma?

Documentar é uma maneira de tratar a informação, e o gerenciamento dessa informação é um ponto estratégico na tomada de decisão e organização da empresa. É notável as dificuldades enfrentadas pelos gestores quando essa tarefa é feita de forma manual, devido as falhas inesperadas que podem acontecer durante esse processo.

Segundo pesquisadores do Hospital das Clínicas da UFMG, cerca de 20% dos registros em papel do hospital são extraviados. Levando em conta que tal fato pode acontecer com um laudo técnico de um equipamento médico, o armazenamento dessa informação se torna relevante, visto que essa forma de trabalhar está sujeita a grandes prejuízos.

Diante da situação mencionada e dentre outros inúmeros problemas que ocorrem por falta de um controle eficiente da documentação, é visto a importância da utilização de tecnologias para auxiliar nessa tarefa. Veja alguns motivos que levam a aderir essa ideia.

Manter o processo baseado em normas de qualidade. Faz sentido para você?

De acordo com a norma ISO 9001:2015 no item 7.5.3.2 é de extrema importância possuir um controle efetivo dos documentos com intuito de torná-los acessíveis e confiáveis no momento que forem solicitados, além de exigir que versões atualizadas sejam disponibilizadas para os colaboradores que utilizam de tal informação registrada.

Imagine uma situação de auditoria, onde você precisa evidenciar imediatamente ao auditor algum laudo de equipamento ou até mesmo mostrar quando irá acontecer a próxima manutenção. Se houver atraso na procura do arquivo ou até mesmo se o documento estiver danificado, certamente você irá transparecer desorganização.

Por isso, rastrear a ficha vida de um equipamento salvo em um banco de dados com apenas alguns “clicks”, utilizando um dispositivo eletrônico, pode ser um método mais fácil de sair dessa situação. Você concorda? Inclusive facilita manter em vigência o atual item na norma ISO/IEC17025, que orienta documentar materiais de referência, resultados e critérios de aceitação em formato digital.

Já mensurou o seu gasto com papel?

Acredite, o acúmulo de papel está gerando alguns gastos que muitas vezes não são percebidos. Existe uma série de pontos que ao serem analisados se torna perceptível o quanto o documento em papel está se tornando um gargalo dentro do seu processo, como:

  • Manter um espaço físico para arquivamento
  • Contratar um funcionário responsável pela organização
  • Perda de tempo no manuseio
  • Gasto com papel e impressão
  • Custo com transporte e envio de documentação

Notou que essa forma de trabalhar está consumindo tempo, dinheiro e esforço? De maneira indireta ou direta o gerenciamento da documentação pode ter um grande impacto na produtividade da empresa, logo, na rentabilidade também.

Qual seria a alternativa?

Estamos em uma era em que a tecnologia além de estar sendo utilizada para facilitar o dia a dia das pessoas, também aponta as empresas para uma visão competitiva e produtiva.

E isso não é diferente com o software Arkmeds, que possui um pacote de soluções voltadas para as atividades de assistência técnica hospitalar, incluindo o gerenciamento de documentos, contribuindo da seguinte forma para execução dessa tarefa:

  • Fluxo rápido de informações
  • Assinatura digital
  • Registros acessíveis a qualquer momento e lugar.
  • Arquivamento seguro sem ocupar espaço físico.
  • Papel zero

A ideia é tornar o fluxo de trabalho seguro e dinâmico, possibilitando gerenciar todo conteúdo gerado pela empresa de maneira pró-ativa e direcionando o esforço de quem executa essa atividade para tarefas que realmente contribuem para o desenvolvimento da empresa.

Considerações finais

O uso de documentos em papel é um método que impede a agilidade do gerenciamento, dificulta a tomada de decisão e limita a flexibilidade das suas ações.

Evitar processos manuais e burocráticos é um caminho para aumentar o desempenho do seu trabalho. A automação de etapas mecânicas no dia a dia de trabalho não é apenas um modo de gerar comodidade, mas também ganho de tempo, aumento de produtividade, redução de custos e manter um serviço de qualidade.

Sendo assim, é necessário avaliar o quanto a praticidade pode mudar o cenário da empresa e alterar a política da gestão da informação, para alcançar melhores resultados.

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