Como melhorar a gestão de  seus contratos de manutenção?

Tempo de leitura: 7 minutos

Como já sabemos, o setor de Engenharia Clínica, dentro de instituições de saúde é de grande importância quanto a gestão de contratos de manutenção hospitalar, além de evitar que tais contratos fujam das necessidades dos hospitais.

Esses contratos de manutenção hospitalar se referem aos serviços contratados e são voltados a engenharia clínica.

Para realizar o melhor gerenciamento dos serviços contratados é essencial que alguns termos sejam claros, alguns desses termos são:

• Contrato: é o documento na qual as exigências de ambas as partes, contratante e contratado, convergem;
• Contratado: é a parte que fornece um serviço ou produto;
• Contratante: é aquele que adquire o produto ou serviço e paga por ele.

As exigências contidas em um contrato são os pontos chave para defini-lo. Em geral, quanto maior o número de exigências maior o valor (R$) dele.

Por isso agora, vamos falar um pouco sobre tais exigências, os tipos de contratos de manutenção de equipamentos e o que deve ser levado em consideração para que não seja feito um mau negócio.

Quais são os tipos de contratos de manutenção de equipamentos?

É muito importante que o responsável pela gestão de contratos, no caso o Engenheiro Clínico gestor, defina exatamente quais as exigências de cada equipamento. Para tanto existe a necessidade de separar os contratos em tipos.

São vários os tipos de contrato externos, dentre eles os 2 mais usados são:

Contrato de serviços por período determinado:

Este é direcionado, geralmente, à equipamentos de sofisticação elevada como, raio X, tomografia, ressonância magnética, entre outros. Esses contratos são feitos nas modalidades:

• • Serviço completo: este cobre um número de manutenções preventivas (MP) que devem ser feitas periodicamente, chamados ilimitados para reparo, inclui todas as peças, despesas de viagem e disponibilidade de 24h/dia, sete dias por semana, durante os 365 dias do ano;
  • Serviço com hora limitada: tem um número específico de MP com intervalos regulares, chamados ilimitados para reparo, inclui todas as peças, despesas durante os dias específicos de atendimento, em geral de segunda a sexta das 8h as 16h;
  • Serviço limitado: também inclui um número específico de MP, todas as peças, despesas de um número máximo de chamados voltados a serviços específicos do contrato;

Contrato de serviço sob demanda:

Esse tipo de contrato é mais comum para equipamentos de média e baixa complexidade, e é dividido em 2 tipos:

• • Serviço sob demanda: nesse caso é feito um contrato formal, que inclui MP e serviço de reparo feito após a solicitação do cliente. Os custos são baseados no tempo e no material utilizado.

Esta modalidade pode trazer benefícios em termos de custos, já que o prestador de serviço em princípio pode ser escolhido em função da qualidade e do preço e é exclusivo para aquele contrato.

• • Solicitação de conserto para empresas prestadoras de serviço: aqui a empresa que presta serviço de manutenção só é chamada mediante a necessidade de uma manutenção corretiva (MC). Isso abre a possibilidade de que o contratante compare empresas concorrentes, buscando sempre melhores índices de qualidade e preço.

São estes os 2 tipos mais comuns de contratos. Seja qual  for tipo adotado é de extrema importância que haja uma avaliação prévia pelo engenheiro clínico/ gestor responsável.

E para que a gestão desses contratos seja feita com excelência todos os pontos críticos devem ser pensados. Dessa forma, a garantia de que um mau negócio não será feito.

Passo a passo ao solicitar o serviço coberto pelo contrato

Agora que você já sabe quais os tipos de contratos de manutenção de equipamentos hospitalares mais usados, vamos nos aprofundar um pouco mais no que fazer ao precisar da execução do serviço.

Contrato de serviço por período determinado

Ao ocorrer quebra de algum aparelho que está sob este contrato de manutenção de equipamento, alguns passos devem ser seguidos, eles são:

1. Entrar em contato com a empresa que irá prestar o serviço: nesse ponto o responsável deve anotar data, horário, nome e contato de quem recebeu a solicitação e a previsão de atendimento (em caso a manutenção seja feita no local.);
2. Quando o serviço for realizado no local: nesse caso é importante que o responsável técnico da instituição de saúde acompanhe a execução do serviço. Além disso deve-se também, anotar dados básicos como data, hora, duração, tipo de serviço executado, nome do técnico que realizou a manutenção, peças que foram substituídas;
3. Quando o equipamento é enviado ao local onde irá ocorrer a manutenção: nesse caso, existe a necessidade logística de embalagem e carregamento do equipamento. Deve-se ficar atento também a questão de seguro para o transporte.
4. Dados do envio do equipamento: dados como qual equipamento foi enviado, data de envio, número da OS, nome da empresa prestadora de serviço, contato do responsável pelo recebimento e data prevista para entrega. Esse passo deve ser seguido rigorosamente, para que não haja nenhum problema no ato da devolução;
5. Teste de qualidade: outro ponto que não deve ser deixado de lado é a questão de testes do equipamento antes de enviá-lo para operação. O engenheiro clínico responsável deve criar um protocolo de testes para cada equipamento, verificando desde a parte estética do equipamento até a calibração.

Contratos de serviço sob demanda

Quanto aos equipamentos dentro desse tipo de contrato de manutenção as questões de teste de qualidade, dados de envio do equipamento e entrega do equipamento, são idênticas as dos contratos por período determinado, citados anteriormente.

Além deles também deve-se atentar à:

1. Orçamento: nesse tipo de contrato a empresa prestadora de serviço deve elaborar um orçamento, e somente realizá-lo após a proposta ser aprovada.

É necessário que o engenheiro clínico responsável pelos contratos de manutenção, fique atento ao enviar um equipamento para elaboração de orçamento, visto que os prestadores de serviço cobram por essa elaboração. Assim não se torna interessante mandar para mais de 2 prestadores.

1. Aprovação ou reprovação do orçamento: a aprovação depende de fatores de disponibilidade de verbas. Quando o orçamento é reprovado todas as atividades devem ser refeitas.
2. Desativação do equipamento: o gestor responsável deve avaliar, dependendo do valor da manutenção, se não seria mais viável desativar o equipamento e investir na aquisição de um novo.

Como facilitar os registros

Como vimos acima, muitos dados devem ser registrados para que a gestão de contratos seja feita com excelência.

Para facilitar essa gestão existem softwares de engenharia clínica que realizam os registros necessários de forma rápida e garantindo que os dados não sejam perdidos ou mesmo alterados, dando a seguridade necessária para esse tipo de processo.

Dica de software de engenharia clínica que auxilia no processo de gestão como um todo é o software Arkmeds. Para saber mais, entre no site da Arkmeds.

Espero que esse artigo tenha te ajudado.

Aproveite e receba gratuitamente o e-Book  “Tudo que você precisa saber sobre Engenharia Clínica!”